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3 claves para triunfar en tus reuniones

diciembre 7th, 2021

Normalmente, cuando tenemos una reunión es para explicar un conflicto, problema, un reconocimiento o dar a conocer una información nueva. Mientras tengamos claro este punto, dejamos a la improvisación el resto de argumentos, preguntas o componentes que intervienen. Por eso hoy explicamos 3 claves para triunfar en las reuniones.

En primer lugar, debemos determinar si es o no necesaria esa reunión. Es un momento en que sacamos a las personas de su tarea para poner el foco en otro punto y, si no es realmente necesario, conseguiremos frustrar y aburrir a los intervinientes. Evita programar reuniones innecesarias. Si la información puede ser trasladad de otra forma, como puede ser por email o telefónicamente, es preferible hacerlo.

El siguiente punto sería determinar qué personas deben asistir. En muchas ocasiones, incorporamos a las reuniones a personal adicional que no interviene directamente en la misma. Si queremos informar a estas personas podemos hacerlo, como hemos visto anteriormente, de otras formas más prácticas.

Y, antes de entrar a ver los puntos clave para triunfar, es necesario conocer el efecto Next-in-line. Este efecto determinar que lo que ocurre antes o después de nuestra intervención no es objeto de nuestra atención, que está principalmente en nosotros. Por este motivo, si tienes la oportunidad, elige tu turno de palabra para limitar este efecto y sigue los siguientes puntos para evitar su efecto en los demás.

Ahora sí entramos a ver las 3 claves para triunfar en tus reuniones:

Conoce a tu audiencia. Seguramente te hayas reunido en más de una ocasión con los intervinientes, pero siempre hay una primera vez o una persona nueva. Es esencial que conozcas sus nombres. Como decía Dale Carnegie, “el nombre de una persona es el sonido más dulce e importante en cualquier idioma”. Verbalizar el nombre de las personas conseguirá que llames su atención, disminuyendo entre otras distracciones el efecto next-in-line. También te ayudará conocer sus necesidades y a qué dan importancia, ¿qué es lo que necesitan? ¿A qué dan más valor? ¿Qué quieren? Utiliza literalmente las palabras que ellos utilizan, que dan importancia, y volverás a ser el centro de atención. Además, al preguntarnos sobre ellos antes de la reunión, facilitaremos nuestro trabajo al enfocar nuestros argumentos y a prepararnos las posibles preguntas que puedan surgir.
Prepara la reunión; el tiempo de que dispones y el lugar donde se realizará. La improvisación en las reuniones no suele ser un buen aliado. Incluso cuando hablamos de una reunión corta, es muy útil conocer todos estos datos. El tiempo es uno de los mayores enemigos de las reuniones, por lo que saber cuánto tienes te ayudará a concretar. Una exposición por ejemplo, de una presentación, no debería durar más de 10 minutos. Si es un tema más extenso, es necesario saber que nuestra atención no es constante y, a partir de los 45 minutos, disminuye drásticamente. Así que nuestra intervención debería rondar los 10 minutos y nunca pasar de los 45. Repasa el contenido, concreta las ideas a comunicar y elimina las partes superfluas. El lugar también es importante. Los espacios amplios nos aportan más relajación que los espacios pequeños. Dependerá del número de personas que asistan. Utiliza la sala a tu favor: si lo que quieres es que tus colaboradores estén relajados porque debéis tratar un tema conflictivo, elige una sala amplia, donde dispongan de algo de beber y haya mucha luz. Si la intención es buscar una mayor cooperación entre los miembros del equipo, utiliza mesas redondas y no muy grandes para dar la sensación de conexión e equilibrio.
Pon ejemplos reales que expliquen tu idea. Nos encantan las historias. Son la forma más sencilla de transmitir ideas sin recurrir a la teoría en sí misma. Los datos nos distraen y las emociones nos conectan. Una forma eficaz de llamar la atención de las personas que te escuchan es poner ejemplos reales de las ideas que expones. Incluso puedes utilizar ejemplos análogos o similares sin ser específicamente del tema en cuestión.