Sistema GTD: un método para organizarse con eficacia

El sistema GTD es un método para organizarse con eficacia, mejorando nuestra productividad y la consecución de objetivos. Es uno de los sistemas más utilizados para la gestión del tiempo. La planificación es algo que ya todos damos por hecho para ser productivos y eficaces pero ¿sabemos realmente ser productivos?

David Allen es un consultor estadounidense, escritor, experto en productividad y el creador de esta herramienta que cumple ya más de 20 años y sigue estando de actualidad. En 2001 publicó el libro Getting Things Done(GTD): organízate con eficacia, donde explica paso a paso su mejor estrategia para conseguir realizar nuestros objetivos y ser más productivos.

El método GTD está pensado tanto para realizar las tareas de la vida personal y profesional. De hecho, debemos partir de una lista única donde volcar todas aquellas tareas y proyectos que tenemos pensados y queremos completar. También está enfocada en las prioridades y las tareas importantes, ayudando a seguir un orden de ejecución.

El fundamento de este sistema es que el cerebro es una máquina extraordinaria para la creatividad y la creación pero no es un gran aliado del almacenamiento. Al llenarla de ideas y proyectos generamos una presión adicional, lo que provoca que finalmente suframos de estrés y ansiedad, especialmente al no ver los resultados esperados.

Allen explica que para ser realmente productivos nuestra mente debe estar en calma o, como él recalca, “ser el agua”. Es el concepto MIZU NO KOKORO, que podríamos traducirlo como “mente como el agua”, donde la mente está tranquila, sin ansiedad, sin juicios y en total calma.

Escribir absolutamente todo lo que queramos realizar en una lista, liberará a nuestra mente de tanto trabajo y nos aportará tranquilidad. El cerebro no puede almacenar absolutamente todo.

Otras de las causas de que no consigamos lo que nos proponemos son las distracciones. Nos dispersamos y eso afecta a nuestra productividad. Allen insiste en que suprimamos todas las distracciones para tener la cabeza enfocada en lo que estamos haciendo en cada momento. Es mejor realizar una acción en cada momento que varias a la vez, ya que de ese modo seremos más eficaces.

Por último y antes de explicar el método, es importante que establezcamos unos tiempos específicos para dedicar a cada tarea. Saber el tiempo que requiere cada acción nos permite planificarnos mejor y evitamos dejar tareas a medias o procrastinar.

Y para entender perfectamente el método GTD, indicamos unos pequeños conceptos para entender mejor el sistema:

• Bandeja de entrada: punto de acceso al sistema GTD. Es donde se recogen todas las tareas o proyectos.
• Tarea: Acción simple con cuya realización se alcanza un resultado, un objetivo.
• Lista de siguiente: o lista de tareas pendientes.
• Lista en espera o delegadas: Donde recogemos aquellas tareas que hemos delegado o esperamos que otros las realicen para poder continuar.
• Proyecto: Conjunto de tareas encaminadas a la consecución de un objetivo. Tienen fecha de fin y tienen acciones siguientes.
• Algún día o sueño: Proyectos sin fecha establecida o que no tienen acciones siguientes.
• Calendario: Agenda tabla de fechas donde se recogen las acciones con un tiempo determinado de realización y una fecha. Esas acciones caducan

Ahora sí, comenzamos a explicar las fases del sistema:

1. Recopilar: Vaciamos nuestra mente en esa bandeja de entrada, escribiendo todas esas ideas, pensamientos, tareas o proyectos que tengamos. Representa un punto de encuentro de toda la información importante de lamente sobre deseos o acciones que queremos realizar. Es importante escribirlas, ya sea en digital o en papel. Lo ideal es tener el menor número de bandejas de entrada posible. Podemos usar también aplicaciones que nos dejen asociar alarmas o escribir comentarios. Como máximo debemos tener 3 listas, como por ejemplo digital, personal y profesional. Puede incluso que tengamos bandejas físicas, como son un buzón o bandeja con documentos que debemos terminar, pero podemos transformarlas para que se incluyan en la misma bandeja, como lo que nos ofrecen las aplicaciones digitales o las agendas.

2. Procesar: En esta fase contestamos a la pregunta ¿qué debemos hacer con él?

Y seguidamente, ¿requiere de una acción? Si contestamos que sí, nos haremos una tercera pregunta, ¿me llevará 2 minutos o menos? Si la respuesta es sí debemos realizar la misma ya, sin perder más tiempo. Si la respuesta es no pondremos esa tarea en una lista de acciones.

Si la tarea que tienes no requiere de una acción entonces tienes tres opciones:

• No te sirve. Son ideas que no nos aportan nada y nos ocupan tiempo y energía. La desechamos.
• Nos es de utilidad pero de momento no podemos hacer nada con ella. En este caso la incluimos en la lista de “algún día”
• Nos sirve como referencia. La almacenamos en una lista de referencias, con todas esas ideas que nos dan información pero no requieren acción

3. Organizar o Chequeo previo. Aquí recogemos todas las acciones que nos llevarán más de dos minutos. En este punto, pasamos a clasificarlas según diferentes categorías:

• Proyecto. Si tenemos que realizar varias tareas relacionadas con un mismo proyecto tenemos que agruparlas.
• Tiempo. Las que tengan una fecha límite tenemos que marcarlas en un calendario. También según el tiempo de que dispongamos y sacar más provecho de esos tiempos cortos. Si solo tenemos media hora debemos realizar acciones que puedan ser terminadas en ese tiempo.
• Contexto. Las que estén relacionadas en un contexto similar pueden ser agrupadas en el mismo bloque de acciones, por ejemplo comprar en distintos sitios puede ser la misma lista de tareas a realizar de forma seguida para ser más eficaces, o en casa, limpiar hacer la comida,etc., podríamos juntarlas en la misma. Es recomendable comenzar con las tareas que tienen un tiempo o fecha límite, porque son tareas que caducan. Luego chequear las acciones siguientes. Es importante saber cuál es siempre la acción siguiente.

4. Revisión o evaluación: Las revisiones pueden ser diarias, donde comprobamos la bandeja de entrada, en espera o delegadas, porque puede que necesitemos recordar a esas personas que terminen algo. Después las semanales y la lista de siguientes o pendientes. Por último las revisiones mensuales atendiendo a las listas de algún día o sueños para ver si puedo convertirlos en proyectos.
5. Realizar: Es el momento de trabajar con nuestra lista de tareas. Al realizarlas es conveniente también tener en cuenta nuestra energía. Hay actividades que requieren más energía y por ello preferimos realizarlas en un determinado momento del día, mientras que otros son más automáticos y podemos terminarlas cuando nuestra energía se encuentra más baja. Por último debemos comprobar que nuestras acciones nos están llevando a la realización de nuestro objetivo. Debemos comprobar que están alineados.

Después de todas estas instrucciones solo nos queda comenzar y ponernos a ello. Como cualquier sistema, requiere práctica. Sin embargo, si recordamos los tres puntos iniciales, la mente en calma, enfoque y tiempos determinados, seguro que nos resultará más sencillo.

En otro post hablaremos de otros sistemas, pero ¿qué te ha parecido el método Getting Things Done?